1.5 Några första grundläggande kalkyler

Vi har nu kommit så långt att det är dags att använda Excel till några av de enklaste och vanligaste typerna av kalkyler.

1.5.1 En första formel

Vi skall nu skriva in några värden i Excel och utföra beräkningar genom formler. Vi markerar cellen B2 och skriver 5 i den. Därefter markerar vi cellen under, B3 och skriver 3 i den. Det vi skrivit hittills är två olika värden i var sin cell. Det är ännu inte frågan om en formel. Formeln däremot skriver vi i cellen B4. Vi markerar den och klickar sedan i formelfältet, där vi skriver

= B2 + B3

Detta är en formel som innebär att vi i den markerade cellen, B4, så vill vi att Excel skall ta värdet av B2 och addera det med B3. Så snart vi skrivit denna formel och tryckt på [Enter] så utför Excel beräkningen och resultatet framgår av figur 7. Det som skiljer en formel från ett vanligt värde i cellen är att formeln börjar med ett =-tecken. Det är så vi anger för Excel att den skall utföra en beräkning i cellen.

Figur 7. Formeln i cellen visas i formelfältet

Notera även i figuren att kalkylbladet visar resultatet av formeln medan formelfältet visar själva formeln. Det är en viktig notering, för det är så kalkylbladen fungerar. De skall visa de färdiga resultaten och när vi skall förändra en formel så måste vi markera cellen i fråga.

I vår formel har vi använt referenser till cellerna B2 och B3. Det betyder att Excel letar upp dessa cellers värden, använder dem i beräkningen och visar resultatet i den cell i vilken formeln finns.

Om vi ändrar värdena i cellerna B2 eller B3 så kommer summan i B4 att uppdateras automatiskt. Excel bevakar nämligen hela tiden förändringar av kalkylbladet, och när sådana sker kommer Excel att räkna om värdena.

1.5.2 En första funktion - funktionen Summa() (eng. Sum)

I föregående kapitel skrev vi en formel för att addera två cellers värden och visa i en tredje. Det går bra att göra om det rör sig om få värden som skall adderas, men det kan ju vara så att vi i Excel har en mycket lång lista över till exempel inköpta varor och vill veta totalbeloppet. Att i det läget skriva en formel som hänvisar till en cell i taget är både omständligt och riskabelt. Även om vi teoretiskt kan skriva en formel som adderar kanske trettio celler så är verkligheten den att vi löper stor risk att missa en cell, och därför kan egna formler lätt leda till beräkningsfel om de är långa.

Excel innehåller dock hjälpmedel i form av funktioner, som utför typiska arbetsuppgifter på ett effektivt sätt. En sådan är funktionen SUMMA(). Funktioner i Excel skrivs traditionellt med stora bokstäver och vi markerar att det rör sig om en funktion genom att skriva två parenteser efter funktionens namn.

Funktionen SUMMA() kan hjälpa oss att summera samtliga tal i ett område. Ett område är en eller flera celler som hänger samman. (Se kap. 1.3.4)

För att testa detta skriver vi in värdena 5, 3 och 1 i cellerna D2, D3 och D4.

Därefter skall vi söka upp funktionen för summering. Den når vi lättast på startmenyn. Den finns nästan längst till höger i menyn. Knappen har har grekiska tecknet Σ på sig samt en pil nedåt. Pilen innebär att knappen har flera alternativ. Klickar vi på pilen ser vi de olika alternativen. (Se figur 8).

Figur 8. Knappen för autosummering

Det första av alternativen är summering. För att föra in autosummering i cellen D5, när vi har markerat den, kan vi antingen klicka på detta första alternativ eller på själva autosummeringsknappen. Enklast är att inte dra ned rullgardinen när det är autosummering vi vill göra.

Excel kommer nu att föra in funktionen SUMMA() i cellen och gissar sedan vilket område vi vill summera. Den markerar D2, D3 och D4 därför att de är de celler som ligger närmast D5 som innehåller tal.

Figur 9. Excel föreslår att summering skall ske av cellerna

Om vi tycker markeringen är felaktig kan vi ändra på den, men vi trycker på [Enter] istället. Resultatet framgår av figur 10. I cellen finns nu en funktion skriven:

=SUMMA(D2:D4)

Figur 10. Summering av området har gjorts

D2:D4 är en referens till ett område. Den består av referensen till två celler med ett kolon dem emellan. Referensen innebär att D2 är den översta vänstra cellen och D4 är den nedersta högra cellen i området. Den kvadrat som bildas med översta vänstra hörnet D2 och nedersta högra hörnet D4 är vårt område.

Vi testar att skriva in tre ettor och tre tvåor i området F2:H3. Därefter lägger vi i G4 in funktionen SUMMA() för att summera hela området. Notera att vi då måste markera hela området med hjälp av musen. Av figur 11 framgår att resultatet som förväntat blev 9. Funktionen blev, om den är rätt gjord:

=SUMMA(F2:H3)

Figur 11. Autosummering av F2:H3 När vi markerar områden att summera är det viktigt att vi markerar endast de celler vi faktiskt vill ta med i beräkningen. Om vi markerar celler som är tomma så stör de inte beräkningen, den kommer fortfarande att vara korrekt, men vi löper risken att i ett senare skede använda dessa tomma celler. Plötsligt kan då vår summering börja inkludera värden som den aldrig tänkt att summera.

Ett annat misstag är att vi råkar markera inte bara de celler vi faktiskt vill summera utan även cellen där summan skall vara. Det är något Excel inte klarar av att beräkna eftersom det blir en cirkelreferens. (Se kap. 2.4).